Fakturierung

Eine der wichtigsten Aufgaben rund um den Vertrieb ist natürlich die Stellung der ordentlichen Rechnungen. Der gesamte Vorgang, der auch unter dem Fachterminus der Fakturierung zusammengefasst wird, ist nicht nur wichtig für die Generierung von Einkünften. Vor allem hat es in den letzten Jahren viele Änderungen gegeben, wie die Fakturierung richtig ablaufen muss und welche Inhalte auf einer Rechnung zu finden sein müssen. Dabei geht es natürlich auch um die richtige Verwaltung der Rechnungen und die anschließende Buchung auf den entsprechenden Konten des Unternehmens.

Was versteht man genau unter dem Begriff der Fakturierung?

Der Gläubiger muss im Zuge der Fakturierung seine Leistungen oder seine Produkte dem Schuldner in Rechnung stellen und dafür die Buchhaltung in Gang bringen und den Kunden natürlich über die offenen Forderungen informieren. Aus der zugrunde liegenden Leistung oder dem Verkauf der Produkte erwirbt der Gläubiger eine Möglichkeit, eine sogenannte Faktura auszustellen. Aus dem lateinischen Begriff, der nicht viel mehr als Rechnung bedeutet, ist auch der Begriff der Fakturierung entstanden. Die Angaben auf der Rechnung müssen dabei der Gesetzgebung des Landes entsprechend und natürlich müssen auch die Steuern beachtet werden. Nur mit den entsprechenden Steuern sind auch die Fakturierung in der Buchhaltung und die Verarbeitung innerhalb der Prozesse vernünftig zu erledigen. Daher muss man sich auch umfangreich mit Möglichkeiten beschäftigen, wie sich die Fakturierung innerhalb der eigenen Firma auf die richtige Weise optimieren lässt und wie sich die Prozesse verbessern lassen.

Welche Vorgänge müssen bei der Fakturierung beachtet werden?

Wichtig bei der Fakturierung ist die Umsetzung der Forderungen in den eigenen Systemen. Für den erfolgreichen Betrieb ist es wichtig, dass man sich zuerst mit den Buchungen auf den eigenen Konten beschäftigt. Die Forderung muss als solche in den Systemen vermerkt werden und wird im besten Fall direkt an das Management für die Forderungen übergeben. Von hier an beginnt das Forderungsmanagement alle wichtigen Aufgaben rund um das Eintreiben der entsprechenden Zahlungen zu übernehmen. Mit einem richtigen Forderungsmanagement und einem automatisierten Ablauf in diesem Bereich hat das Unternehmen außerdem die schnelle und einfache Möglichkeit, im Fall eines Verzugs oder eines gänzlichen Ausfalls der Zahlung direkt an das Mahnwesen zu übergeben, die sich dann mit den Optionen beschäftigen, die für das Eintreiben von offenen Forderungen entscheidend sind. Mit einer automatisierten Fakturierung wird der Gläubiger zudem automatisch über Zahlungseingänge informiert und muss keine aktive Arbeit mehr in diesen Prozess einbringen. Dafür ist es auch möglich, dass man mit der Arbeit von verschiedenen Systemen und einer engen Zusammenarbeit mit der Bank automatisierte Debitorenlisten erstellt. Diese sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der automatischen Buchung und werden im Laufe des Jahres auch für die Berichtigung von Konten genutzt.

Skonto und andere Besonderheiten der Fakturierung

Im Zuge der Fakturierung kann sich auch die eigentliche Forderung an den Kunden verändern. Bei der Erstellung der Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit denen sich die Positionen auf den Konten und bei den Schuldnern verändern lassen. Ein gutes Beispiel dafür ist das sogenannte Skonto. Dabei wird ein festes Ziel für die Zahlung von Rechnungen definiert, die darin münden können, dass der Schuldner sich einen Teil des gesamten Betrages von der Rechnung abziehen kann. Überweist der Schuldner zum Beispiel innerhalb von 14 Tagen seine offenen Verbindlichkeiten, darf er sich 3% von seiner Rechnung abziehen. Das muss im Zuge der Fakturierung natürlich in die Konten eingearbeitet werden, damit die Buchungen auf den T-Konten noch aktuell sind. Ähnlich verhält es sich mit den Zinsen, die im Laufe eines Zahlungsverzugs entstehen können.

Was muss eine Rechnung in Deutschland beinhalten?

Das deutsche Gesetz ist sehr deutlich, was die Inhalte einer Rechnung angeht. Es ist sehr wichtig, dass man darauf achtet, dass nicht nur die Formalitäten eingehalten werden, sondern auch die genauen Inhalte mit großer Sorgfalt definiert werden. Immerhin ist die Rechnung ein offizielles Dokument, das auch bei einem Rechtstreit herangezogen werden kann. Zudem achten die Finanzämter sehr deutlich auf die Inhalte einer Rechnung und können diese beanstanden, wenn es zum Beispiel ein Problem bei der Ausweisung der verschiedenen Steuern gibt. Die folgenden Inhalte sind entscheidend bei der Rechnung:

• Persönliche Daten wie die Adressen und die genauen Namen von Schuldner und Gläubiger müssen auf einer Rechnung deutlich erkennbar vermerkt werden.
• Dazu ist eine fortlaufende Rechnungsnummer wichtig. Sie ist ganz entscheidend für die Anerkennung durch das Finanzamt.
• Dazu gehören auch Informationen über das Rechnungsdatum, das genaue Datum der Leistung, die Steuernummer und das zuständige Finanzamt. Auch die Bankdaten sollten richtig sein.
• Der wohl wichtigste Punkt ist mit einer genauen Definition der Leistungen verbunden. Mengenanzahl, Mengenbeschreibung und Erfüllungsdatum der Leistungen sind wichtig.

Wer darauf achtet, dass diese Dinge bei der Erstellung einer Rechnung eingehalten werden, wird kein Ärger mit dem Finanzamt haben. Auch sonst wird die Fakturierung so vereinfacht und erlaubt es, eine gute Führung bei den Konten zu haben.