Mahngebuehren

Mahngebühren beziehen sich nicht ausschließlich auf verspätet eingegangene Geldforderungen, sondern werden auch von Büchereien und Videotheken für nicht ordnungsgemäß zurückgegebene Medien berechnet. Im üblichen Sprachgebrauch sind jedoch überwiegend die aufgrund einer nicht rechtzeitigen Zahlung geforderten Mahnkosten gemeint, zumal Büchereien seit einigen Jahren dazu übergegangen sind, Gebühren ausdrücklich für die verspätete Rückgabe an sich und nicht für das damit verbundene Mahnschreiben zu verlangen. Eigentlich ist der Begriff Mahngebühren unzutreffend, da nur öffentlich-rechtliche Stellen Gebühren verlangen können. Dennoch ist er so üblich geworden, dass die richtige Bezeichnung Mahnentgelt so gut wie nie verwendet wird. Mahngebühren fallen nicht nur aufgrund einer Zahlungsunfähigkeit des Kunden an. Vielmehr beruht die verspätete Begleichung einer Rechnung nicht selten schlicht darauf, dass der Empfänger die Überweisung des fälligen Betrages vergessen hat. Konsequenterweise lassen sich Mahnungen und Mahngebühren mittels der Zahlung per Lastschrift zu einem großen Teil vermeiden.

Wann und in welcher Höhe sind Mahngebühren zulässig?

Das Berechnen von Mahngebühren ist zulässig, sobald der Schuldner eine Rechnung nicht wie vereinbart bezahlt hat. Üblicherweise ist das Fälligkeitsdatum angegeben, andernfalls liegt das Zahlungsziel bei dreißig Tagen nach dem Rechnungszugang. Die meisten Unternehmen räumen ihren Kunden eine Kulanzfrist von einer Woche ein. Diese beruht auf der früheren Bearbeitungszeit von Banküberweisungen, die inzwischen auf zumeist einen Bankarbeitstag und in Ausnahmefällen auf zwei Banktage verkürzt wurde. Dennoch hat sich die Beibehaltung der üblichen Kulanzfrist in den meisten Bereichen durchgesetzt, sodass ein davon abweichendes Verhalten zu extrem negativen Werten hinsichtlich der Kundenzufriedenheit führt. Der Versand einer ersten Zahlungserinnerung ohne Berechnung von Mahnkosten gilt heute hingegen nicht mehr zwingend als schicklich. Viele Unternehmen sind dazu übergangen, gleich das erste Mahnschreiben mit Kosten zu belegen oder zumindest nur noch eine kostenfreie Erinnerung innerhalb eines Geschäftsjahres zu verschicken. Bei diesem handelt es sich nicht zwingend um das Kalenderjahr, sondern bei Energieversorgern um den Zeitraum zwischen zwei Jahresabrechnungen, deren Versanddaten von der Zählerablesung des Netzbetreibers abhängig und somit je nach Lage der Versorgungsstelle unterschiedlich sind. Gerichte sehen Mahngebühren in Höhe von 2,50 Euro bis 3,00 Euro in der Regel als gerechtfertigt an, während sie höhere Entgelte regelmäßig bemängeln. Die Kosten dürfen sich lediglich auf den Druck und den Versand der Mahnung, nicht aber auf den Unterhalt einer Mahnabteilung beziehen. Die Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens rechtfertigt zwar grundsätzlich die Weiterberechnung der an dieses zu zahlenden Kosten, dabei ist jedoch die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme zu beachten.

Das Löschen der Mahnkosten

Mitarbeiter im Callcenter wissen zu berichten, dass nicht wenige Anrufer die Löschung der berechneten Mahnkosten verlangen. Falls der Zahlungseingang zwischen dem Druck der Mahnung und deren Zugang beim Empfänger erfolgte, ist die Stornierung der berechneten Mahnkosten tatsächlich üblich. Das gilt selbstverständlich auch, wenn die Forderung nicht berechtigt ist, weil der Kunde reklamiert hatte oder einen bei der Rechnungsstellung nicht berücksichtigten Gutschein besitzt. Zum Teil verfügt ein Geschäftspartner über verschiedene Vertragskontonummern und hat die fälligen Zahlungen nicht wie erforderlich für jede Kundennummer getrennt geleistet. Die erste aus diesem Grund verschickte Mahnung sollte storniert werden, für die Zukunft bietet sich jedoch der ausdrückliche Hinweis an den Kunden an, dass er die Überweisungen trennen muss. Auch eine zu spät bearbeitete Einzugsermächtigung führt häufig zu einer aus Kundensicht nicht berechtigten Mahnung. Nicht selten bitten Vertragspartner um die Stornierung zulässiger Mahnkosten aus Kulanz. Wenn die Zahlungen zumeist ordnungsgemäß erfolgen, stellt das Nachgeben eine Form der Kundenbindung dar. Die meisten Mitarbeiter stornieren nicht nur die angefallenen Mahnkosten, sondern löschen gleich die gesamte Mahnung, sodass auch die damit verbundenen Negativpunkte für die interne Bonitätsbewertung nicht mehr existieren. Diese Vorgehensweise wird dadurch gefördert, dass bei der am häufigsten verwendeten Software das Löschen einer Mahnung weniger Aufwand als das bloße Stornieren von Mahnkosten erfordert.

Mahngebühren vermeiden

Kunden können Mahngebühren verhindern, indem sie sich bei Zahlungsschwierigkeiten vor der Fälligkeit einer Rechnung an den Zahlungsempfänger wenden. Die Vereinbarung einer Ratenzahlung ist ebenso wie das Setzen einer Mahnsperre grundsätzlich möglich und für beide Seiten angenehmer als das Mahnverfahren. Die Mahnsperre besagt, dass der Zahlungsempfänger vorübergehend auf den Versand einer Mahnung verzichtet, wobei sich der eigentliche Fälligkeitstermin der Forderung nicht verändert. Der Anbieter vermeidet die Notwendigkeit von Mahnungen, indem er von Neukunden die Zahlung vor der Lieferung verlangt und bei Bestandskunden die Bonität überwacht. Einfache Malussysteme vergeben für jede ergangene Mahnung negative Bonitätspunkte und bieten somit eine sofort sichtbare Information über die interne Bonität eines Bestandskunden. Bei größeren Bestellungen bietet sich die Sichtung des bisherigen Zahlungsverhaltens an, wobei auch geringfügige Verzögerungen erkennbar werden. Die Ablehnung eines Kundenauftrags wegen schwacher Bonität erspart das Mahnverfahren, verringert allerdings zugleich den Umsatz. Des Weiteren bewirkt die Berechtigung zum Skonto-Abzug einen beschleunigten Zahlungseingang, da viele Kunden diese Einsparmöglichkeit nutzen.

Mahnungen führen zu eigenen Liquiditätsengpässen

Die maximal zulässigen Mahngebühren decken kaum die Gesamtkosten des Mahnwesens einschließlich der notwendigen Bearbeitung der Reaktionen der Mahnungsempfänger. Die größere wirtschaftliche Herausforderung als die Deckung der Mahnkosten stellt jedoch der infolge der verspäten Zahlungseingänge wahrscheinliche Liquiditätsengpass des Unternehmens dar. Verspätete Zahlungen führen zwangsläufig dazu, dass der Rechnungsersteller seinerseits nicht über genügend finanzielle Mittel verfügt, um alle Eingangsrechnungen pünktlich zu bedienen.