Forderungsmanagement

Der Verkauf von Waren und die Generierung von Forderungen ist der erste Sinn einer jeden kaufmännischen Handlung. Das große Ziel ist es, die verschiedenen Prozesse im Unternehmen darauf auszurichten, Forderungen zu generieren. Anschließend ist es die Aufgabe vom Forderungsmanagement dafür zu sorgen, dass die offenen Forderungen bei den Gläubigern aufgetrieben werden. Das Management der Forderung umfasst daher nicht einfach nur die Rechnungsstellung, sondern das komplette Mahnwesen bis hin zur Informationsbeschaffung und den Regelvorgängen des Inkasso.

Generelles Wesen des Forderungsmanagements

Die Forderung aus Lieferung und Leistung ist die Basis für jede Handlung innerhalb eines Unternehmens. Nur mit einer aktiven Bearbeitung in diese Richtung ist ein langfristiger Erfolg möglich. Allerdings ist die Einhaltung von Zahlungszielen, die Realisierung von Forderungen und nicht zuletzt die Prüfung von Risiken ein wichtiger Bestandteil, der in einem Unternehmen nicht verachtet werden darf. Das Forderungsmanagement ist also für die Existenzsicherung innerhalb einer Firma zuständig und für die Eintreibung von Forderung. Während Vertrieb und Marketing dafür sorgen sollen, dass Forderungen generiert werden, ist es das Wesen im Forderungsmanagement, die Gelder aus diesen Forderungen auch wieder einzutreiben. Dazu gehört das Mahnwesen in gleicher Weise wie die Abtretung von Forderungen an ein Inkasso-Unternehmen.

Wie wichtig ist das Forderungsmanagement?

Wie bereits angedeutet ist das Management der eigenen Forderungen eine wichtige Basis für den Cash-Flow und entscheidend für die Erhaltung der liquiden Mittel in einem Unternehmen. Dabei hat es vor allem mit der Zahlungsmoral zu tun, die in den letzten Jahren in beinahe allen europäischen Ländern, aber auch in den Märkten der USA und China abgenommen hat. Immer häufiger können oder wollen die Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen. An diesem Punkt ist ein effektives und gut gerüstetes Forderungsmanagement entscheidend, wenn man weiterhin die entsprechenden Leistungen bezahlt haben möchte. Um einen Totalausfall einer Forderung zu verhindern, hat daher in den letzten Jahren auch das Risikomanagement innerhalb des Forderungsmanagements Gestalt angenommen. Mit der Hilfe von Unternehmensbewertungen und Karteien für die Bonität von Privatpersonen werden interne Scorings ermittelt, die entscheidend für die Kreditwürdigkeit von Kunden sind.

Aus welchen Abteilungen besteht das moderne Forderungsmanagement?

Die verschiedenen Abteilungen innerhalb des Forderungsmanagements orientieren sich natürlich an den Aufgaben, die sie auch wirklich innerhalb der Firma wahrnehmen. Entsprechend der eigenen Prozesse gibt es auch eine Aufteilung der verschiedenen Abteilungen und der Aufgaben, die sie wahrnehmen müssen. Dabei funktioniert ein solches System als Kette mit Gliedern, die ineinander hineinarbeiten. Die folgenden Abteilungen sind der Kern im Forderungsmanagement:

• Risikobewertung: Im ersten Schritt ist in der heutigen Zeit die Bewertung von Risiken zu finden. Zusammen mit der Bonitätsprüfung werden alle Mittel und Werkzeuge genutzt, um einen Zahlungsausfall schon beim Beginn der gemeinsamen Geschäfte zu vermeiden.
• Vertragsgestaltung: Mit der Erstellung von Musterverträgen werden nicht nur Vertragsinhalte vereinfacht. Vor allem werden Standards für Zahlungsziele und für das anschließende Mahnwesen gesetzt, die geltend sind.
• Buchhaltung: Natürlich ist die komplette Verwaltung der Rechnungen, der offenen Posten und der allgemeinen Bearbeitung der wichtigste Bestandteil für die Arbeit und meistens auch der Größte im Forderungsmanagement.
• Mahnwesen & Inkasso: Der letzte Schritt ist die Eintreibung von überfälligen Forderungen. Sofern das Forderungsmanagement im Unternehmen nicht über eigene Abteilungen verfügt, gibt es eine enge Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Unternehmen oder einen vollständigen Verkauf der Forderungen.

Dies ist die generelle Basis für die Arbeit im Forderungsmanagement. Die unterschiedlichen Abteilungen arbeiten dabei wie ein Zahnrad - von der ersten bis zur letzten Abteilung werden die Prozesse vorgegeben und in einer Kette abgearbeitet. Eine Besonderheit ist dabei das Mahnwesen, das, je nach Größe der Firma, häufig ausgegliedert und an eine externe Firma vergeben wird. Auch der generelle Verkauf von Forderungen ist in den letzten Jahren beliebt geworden und hat dabei eine ganze Branche entwickelt, die sich alleine auf das Forderungsmanagement für externe Firmen konzentriert.

Informationsbeschaffung, Mahnwesen und Inkasso

Durch die zunehmende Zahlungsunfähigkeit von Geschäftspartnern oder das reine Ausbleiben von Zahlungen, haben die Abteilungen Mahnwesen und Inkasso in den letzten Jahren den bedeutenden Teil innerhalb des Forderungsmanagements ausgemacht. Daher versuchen immer mehr Firmen, bereits im ersten Schritt die Informationsbeschaffung voranzutreiben. In der Zusammenarbeit mit Informationsdiensten wie der Schufa oder internen Scorings von Partnerfirmen kann frühzeitig erkannt werden, wenn die Zahlungsfähigkeit von einem Kunden nicht mehr gegeben ist. Dadurch wird verhindert, dass ein Kunde mit einem schlechten Leumund oder entsprechenden Problemen der Vergangenheit zu einem Teil der Forderungen wird. Inkasso und Mahnwesen spielen dabei die abschließende Rolle. Sollte es doch zu einem Ausfall der Forderungen kommen, ist es die Aufgabe dieser Abteilungen, alle Mittel zu nutzen, um den Schuldner doch noch zu einer Zahlung zu bewegen. Erst danach würde eine Abschreibung der Forderungen erfolgen.