Mahnwesen

Eine Mahnung kann für jede nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erbrachte Leistung verschickt werden. Üblicherweise bezieht sich der Begriff Mahnwesen auf das Betreiben von Geldforderungen und nicht auf das Verlangen, zugesagte Lieferungen oder Leistungen zu erbringen. Die zuständige Fachabteilung ist klassischerweise das Forderungsmanagement. Immer mehr Unternehmen geben jedoch die zentrale Rufnummer ihres externen oder internen Callcenters an, sodass deren Mitarbeiter und nicht die Beschäftigten der speziellen Abteilung die Reaktionen der Kunden auf Mahnungen bearbeiten. Diese Vorgehensweise ist organisatorisch sinnvoll, wenn die telefonischen Kundenbetreuer über einen ausreichenden Entscheidungsspielraum für Zahlungsvereinbarungen verfügen. Aus Kostengründen ist es sinnvoll, die Anzahl der zu versendenden Mahnungen zu verringern.

Ab wann dürfen Unternehmen mahnen?

Eine Mahnung ist statthaft, sobald ein eindeutig bestimmter Zahlungstermin überschritten wurde. In der Praxis besteht jedoch die kaufmännische Übung, das Mahnwesen erst eine Woche nach dem eigentlichen Fälligkeitsdatum einzuleiten. Wenn Unternehmen diesen Zeitraum nicht einhalten, verärgern sie ihre Kunden und müssen damit rechnen, diese zumindest zum Teil zu verlieren. Die relativ lange Kulanzfrist im Mahnwesen beruht auf früheren Banklaufzeiten. Beleghafte Überweisungen zwischen Banken verschiedener Organisationsstrukturen dauerten bis zum Ende des zwanzigsten Jahrhunderts oftmals tatsächlich sieben Tage. Maßgeblich für die rechtzeitige Zahlung ist der Geldeingang beim Gläubiger und nicht die Abgabe der Überweisung bei der Bank. Dennoch sollten Kunden nicht als säumige Schuldner gebrandmarkt werden, wenn sie zumindest den Überweisungsauftrag rechtzeitig eingeräumt hatten. Geldüberweisungen zwischen verschiedenen Banken dauern inzwischen nur noch einen Tag oder in Einzelfällen zwei Bankarbeitstage, dennoch hat sich die übliche Kulanzfrist nicht verändert.

Die Kosten einer Mahnung

Der Versand einer ersten Erinnerung ohne Berechnung von Mahnkosten ist im Verkehr zwischen Vollkaufleuten weiterhin üblich, allerdings nicht verbindlich vorgeschrieben. Gegenüber Endverbrauchern sind viele Unternehmen dazu übergegangen, nur beim ersten Zahlungsverzug innerhalb eines Kalenderjahres eine kostenlose Erinnerung zu versenden. Zum Teil wird auch sofort eine kostenpflichtige Mahnung verschickt. Die maximal zulässige Höhe der Mahnkosten wird von Gerichten unterschiedlich festgesetzt. Eindeutig ist jedoch, dass der Gläubiger dem Schuldner zumindest bei einer ersten Mahnung – bezogen auf die entsprechende Fälligkeit – nur den Druck und das Porto für das konkrete Schreiben auferlegen darf. Allgemeine Betriebskosten für das Mahnwesen wie der Unterhalt einer speziellen Abteilung oder die wahrscheinlichen Kosten für die Bearbeitung der Kundenreaktion dürfen dem säumigen Schuldner nicht auferlegt werden. Die Berechnung von Verzugszinsen ist grundsätzlich möglich, bei der ersten Mahnung allerdings unüblich.

Die Eskalation des Mahnverfahrens

Der Versand von drei Mahnungen, deren Ton sich zunehmend verschärft, hat im Geschäftsleben eine gewisse Tradition. Er ist heute jedoch nur noch bedingt üblich. Stattdessen erfolgt spätestens beim dritten Termin üblicherweise ein Mahnanruf. Diesen können eigene Angestellte oder externe Callcenter durchführen, deren Mitarbeiter in den meisten Fällen unter dem Firmennamen des Gläubigers auftreten. Das telefonische Mahnverfahren dient nicht nur der Eintreibung einer Forderung, sondern wird häufig mit dem letzten Angebot für eine Zahlungsvereinbarung verbunden. Der Zahlungseingang in Raten ist für den Gläubiger nützlicher als der teilweise Forderungsverzicht, sodass die nachträgliche Ratenvereinbarung der tatsächlichen Durchsetzung von Förderungen dient. Die Abgabe an ein externes und unter seinem eigenen Namen auftretendes Inkassobüro ist als letzte Möglichkeit anzusehen, da sie mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Alternativ lässt sich auch eine Forderung an das Inkassounternehmen verkaufen, sodass dieses das Risiko der erfolgreichen Schuldeneintreibung trägt. Entstehende Inkassokosten dürfen dem Schuldner zwar in Rechnung gestellt werden. Bei dauerhafter Zahlungsunfähigkeit trägt sie jedoch der Gläubiger. Die Einleitung eines Insolvenzverfahrens gegen Vollkaufleute ist durch einen Gläubiger nach ergebnislosem Mahnverfahren möglich. Sie bedeutet allerdings immer, dass die Forderung nur teilweise gemäß der Insolvenzquote erfüllt wird.

Die Mahnsperre

Die Mahnsperre gehört zu den Methoden, mit deren Hilfe der Versand von Mahnungen vermieden wird. Sie lässt sich für ein vollständiges Kundenkonto oder für eine einzelne Forderung nutzen. Die Mahnsperre bewirkt in rechtlicher Hinsicht keinen Forderungsaufschub, sondern unterbindet lediglich den Versand eines Mahnschreibens. Ihre Anwendung auf infolge einer zu prüfenden Reklamation möglicherweise nicht berechtigte Forderungen ist verbreitet und wird von Kunden akzeptiert. Sachgemäß ist in diesem Fall jedoch die vorübergehende Aufhebung der fraglichen Forderung. Gedacht ist die Mahnsperre eigentlich für unbestrittene Beträge, deren spätere Begleichung der Gläubiger dem Schuldner auf dessen Wunsch im Wege der Kulanz ermöglicht. Mahnsperren werden vorwiegend von großen Firmen wie Energieversorgern bereitwillig gesetzt, wenn sich der Kunde aus eigenem Antrieb vor dem Fälligkeitstermin meldet.

Die interne Bonität

Künftige Mahnungen lassen sich durch die Beurteilung der internen Bonität des Kunden wirkungsvoller als durch eine Schufa-Anfrage beziehungsweise eine Creditreform-Auskunft vermeiden. Hierzu trägt vor allem bei, dass alle ohne Absprache zu spät bezahlten Forderungen in die interne Bonitätsbewertung einfließen. Kunden mit einer hohen Anzahl an Negativpunkten müssen sofort bei Warenerhalt bezahlen. Eine weitere Möglichkeit der Kundendifferenzierung nach dem Zahlungsverhalten besteht darin, nur ordnungsgemäß zahlenden Vertragspartnern Sonderangebote zu unterbreiten. Selbstverständlich ließe sich das gesamte Mahnwesen überflüssig machen, indem der Anbieter nicht auf Rechnung liefert. Das lässt sich in der Praxis allerdings nicht durchsetzen, da sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen das vereinbarte Zahlungsziel als Auswahlkriterium für ihre Bestellungen nutzen.