Online Inkasso

Das Inkasso bezeichnet zunächst wertneutral jeden Vorgang, der zum Zahlungseingang bei berechtigten Forderungen führt. Dieser Definition gemäß schließt das Online-Inkasso die Entgegennahme einer Einzugsermächtigung im Rahmen einer über das Internet eingehenden Bestellung ein. Sowohl in der Umgangssprache als auch im wirtschaftlichen Sprachgebrauch tritt jedoch zunehmend eine Bedeutungsverengung auf, sodass sich der Begriff Inkasso zumeist auf das Eintreiben nicht wie vereinbart eingehender Zahlungen beschränkt. Entsprechend bezeichnet das Online-Inkasso entsprechende Maßnahmen, sofern sie über das Internet oder mittels einer E-Mail erfolgen.

Ist das Online-Inkasso erlaubt?

Eine Mahnung unterliegt keiner Gestaltungsvorschrift, sodass ihr Versand mittels einer E-Mail statthaft ist. Voraussetzung für ein erfolgreiches Online-Mahnwesen ist, dass diese über eine vom Kunden selbst mitgeteilte E-Mail-Adresse erfolgt. Das Ermitteln der Online-Kontaktdaten über eine Suchmaschine führt oftmals zu einem Ergebnis. Dieses kann aber veraltet sein, da der Ansprechpartner diese E-Mail-Adresse nicht mehr nutzt. Eine verlangte Eingangsbestätigung liefert die Gewissheit, dass der Empfänger die Mail tatsächlich erhalten hat. Ihr Ausbleiben sagt aber nicht zwingend aus, dass er sie nicht zur Kenntnis nahm, denn die meisten Mailanbieter räumen die Möglichkeit ein, den Versand einer Eingangsbestätigung zu verweigern. Sicherer ist das E-Mail-Einschreiben, das allerdings nicht von allen Mailprovidern unterstützt wird. Während auf privaten Facebook-Seiten ohnehin nur Freunde Einträge auf der Pinnwand hinterlassen dürfen, können Besitzer von Firmenseiten diese Funktion für alle Besucher öffnen. Das öffentliche Hinterlassen einer Zahlungsaufforderung ist aber auch im B2B-Bereich aus Datenschutzgründen verboten und erweckt zudem einen unseriösen Eindruck. Das gilt ebenso für alle anderen sozialen Medien.

Inkasso-Maßnahmen vermeiden

Inkasso-Maßnahmen im Sinne des Eintreibens nicht rechtzeitig eingehender Zahlungen lassen sich durch eine sorgfältige Kundenauswahl vermeiden, wobei jede Ablehnung einer Bestellung naturgemäß mit dem Verzicht auf den möglichen Umsatz verbunden ist. Bei Neukunden ist das Einholen einer Schufa-Auskunft unverzichtbar, wenn der Händler bei ihnen nicht ohnehin auf Vorkasse oder Kreditkartenzahlung besteht. Die vom Kunden erteilte Einzugsermächtigung schützt vor Zahlungsausfällen durch vergessene Überweisungen und, sofern der Warenversand erst nach der Gutschrift erfolgt, durch die Zahlungsunfähigkeit des Bestellers. Sie bietet allerdings keinen Schutz gegen zahlungsunwillige Kunden, da bei Privatkonten ein achtwöchiges Widerrufsrecht besteht. Da ein Widerruf trotz ordnungsgemäßer Lieferung ein gewisses Maß an krimineller Energie voraussetzt, kommt er in der Praxis deutlich seltener als der Forderungsausfall durch zahlungsunfähige Kunden vor. Somit schützt die Lieferung gegen Erteilung einer Einzugsermächtigung tatsächlich weitgehend vor der Notwendigkeit von Inkasso-Maßnahmen.

Der vermeintlich schlechte Ruf des Online-Inkassos

Ein Kritikpunkt am Online-Inkasso lautet, dass diese Methode auch von unseriösen Absendern genutzt werde. Die Aussage ist richtig, denn tatsächlich existieren Mails über nicht bestehende Forderungen. Die Absender gehen davon aus, dass einige Empfänger die Fälschungen nicht erkennen und den geforderten Betrag überweisen. Die meisten Adressaten stellen sofort fest, dass die eingegangenen Mahnungen keine Basis haben und ignorieren diese, woraufhin die unseriösen Absender in der Regel nicht nachfassen. Eine auf einer tatsächlich bestehenden Forderung beruhende Online-Mahnung muss sich deutlich von den Fälschungen unterscheiden. Sie nennt den korrekten Absender und beschreibt den Grund der Forderung in einer nachvollziehbaren Form. Sollte ein Inkasso-Büro mit dem Mailversand beauftragt sein, teilt es dem Empfänger zusätzlich zu seinen eigenen Kontaktdaten den Namen des Gläubigers mit. Die tatsächlich existierenden gefälschten Inkasso-Mails rechtfertigen keine Abwertung der Online-Mahnung. Entsprechende Fälschungen sind schließlich auch postalisch möglich, auch wenn sie aufgrund der anfallenden Portokosten selten geworden sind.

Dem säumigen Kunden eine Online-Reaktion ermöglichen

Die gewünschte Reaktion auf eine per E-Mail verschickte Mahnung besteht darin, dass der Kunde umgehend den ausstehenden Betrag zahlt. Da das nicht jedem Schuldner möglich ist, bietet sich die Nutzung einer weiteren Methode des Online-Inkassos an. Zu diesem Zweck enthält die Mahnung einen Reaktionscode, bei dessen Eingabe der Zahlungspflichtigte Zugang zu einem Online-Tool für die Vereinbarung einer Ratenzahlung erhält. Wenn Kunden erst nach dem Zugang einer Mahnung und nicht von sich aus um eine Zahlungsvereinbarung nachsuchen, spricht ihr Verhalten gegen eine hohe Kreditwürdigkeit. Da jedoch zahlungswillige Schuldner auf eine Ratenzahlung angewiesen sind, verringert eine solche die Gefahr eines Forderungsausfalls. Für den Gläubiger ist die Nutzung des Online-Tools zur Ratenzahlungsvereinbarung preiswerter als der klassische Kommunikationsweg über das Telefon.

Das Online-Inkasso selbst durchführen oder auslagern?

Viele Händler verschicken die erste Mahnung selbst und geben nur scheinbar uneinbringliche Forderungen an ein Inkasso-Unternehmen ab. Zu den Vorteilen des Dienstleisters gehört, dass Verbraucher eine von einem Inkasso-Büro verschickte Mahnung oftmals deutlich ernster als das Mahnschreiben eines Händlers nehmen und eher reagieren. Die Kosten der Beauftragung des externen Dienstleisters trägt der säumige Schuldner. Bei endgültig scheiterndem Forderungseinzug stellt das Inkasso-Unternehmen diese jedoch dem Auftraggeber in Rechnung. Eine Variante des Forderungsmanagements besteht darin, eine bestehende Forderung zum Festpreis an das Inkasso-Büro zu verkaufen. In diesem Fall trägt der Dienstleister das weitere Risiko, der Auftraggeber verzichtet jedoch auf einen zu vereinbarenden Anteil am ausstehenden Betrag. Besonders für kleine Händler interessant ist, dass immer mehr Inkasso-Unternehmen einen Vollservice anbieten. Dieser umfasst neben dem Eintreiben der nicht ordnungsgemäß beglichenen Zahlungen das komplette Forderungsmanagement. Die entsprechenden Dienstleister verwenden den Begriff des Inkassos wieder in der ursprünglichen Bedeutung für das gesamte Forderungsmanagement.